Möten perfekt för – att sova?

Krönikor
PUBLICERAD:
När krönikörens barn fick frågan vad pappa sysslade med blev svaret: "Han jobbar med att sitta i möten".
Foto: Stina Hagdahl / TT
Ett väldigt utmärkande drag i dagens organisationer är mängder av möten. Min egen arbetsplats utgör inget undantag. Enligt min kalender var jag förra veckan kallad till inte mindre än sexton möten. När mina barn var små och skulle berätta för någon vad deras pappa gjorde sade de ”han jobbar med att sitta i möten”.

Många är de chefer eller personer i ledningsposition som ser möten som sättet att driva arbetet framåt. Möten ger en känsla av att man jobbar, uppgifter kan delegeras och det framstår som hyfsat demokratiskt eftersom många deltar.

Men, hur är det för de som kallas till mötena? För dem är det långt ifrån lika perfekt. Man får sitta och lyssna på frågor som inte alltid berör en själv och man får information om saker man redan känner till. Värst av allt är kanske stressen att inte hinna jobba med sina verkliga arbetsuppgifter.

Någon sade, med en skopa ironi, att möten är det perfekta sättet att sova på jobbet. Man kan ta en kaffe och drömma sig bort. Man kan också skylla på möten, allt som oftast för att undvika andra möten. Har man tur kan man skjuta mötet till lunch med fördelen att arbetsgivaren får betala.

Många förbättringsförslag

Förslag på att förbättra organisationers möteskultur saknas inte. Jag har till exempel hört förslag om att möten ska hållas stående eller att ingen får prata mer än två minuter i taget. Mindre seriösa förslag, som ändå sker regelbundet, är att passa på att fixa administrativa ärenden, särskilt mejl, eller surfa runt på webben.

En amerikansk professor har myntat begreppet ”deep work”. Begreppet syftar på behovet av att få jobba ostört under en längre period med uppgifter som kräver kognitiv kapacitet. Det är precis denna typ av ”deep work” som möten förstör och på dagens arbetsplatser är många uppgifter av just karaktären att de kräver koncentration under längre tid.

Dåligt för teamkänslan

I en amerikansk studie angav 65 procent anställda att möten hindrade dem från att färdigställa sitt arbete, 71 procent menade att de var improduktiva och 62 procent sade att de inverkade negativt på teamkänslan, det sistnämnda vilket ofta är ett argument för möten.

I en tysk/holländsk studie inom industribranschen fann man samband mellan ineffektiva möten och tappade marknadsandelar samt ökad anställningsomsättning.

Forskningen ger alltså ett tydligt svar, dåliga möten är dåligt för organisationen. Så vad ska man göra? Jag tror det handlar om två saker, tydligt syfte med möten som endast involverar de som faktiskt är berörda. Det andra handlar om färre möten, ha möten när det är något viktigt som behöver diskuteras. Är det bara informationsförmedling kan mötet med fördel strykas och anställda få chansen att utföra sina egentliga arbetsuppgifter.

Per Kristensson är professor och föreståndare vid Centrum för tjänsteforskning, Karlstads universitet

Denna artikel publicerades först på www.nwt.se
Detta är en åsiktsartikel och innehållet är skribentens eller skribenternas egna uppfattningar.